7 workflow automation mẫu: cài một lần, chạy cả năm

Mọi automation trong CRM — từ đơn giản đến tinh vi — đều chung một bộ xương ba khúc: trigger (sự kiện kích hoạt), điều kiện (lọc đúng đối tượng), hành động (việc hệ thống tự làm). Hiểu bộ xương này, bạn tự lắp được kịch bản cho riêng mình; còn bài này tặng sẵn bảy kịch bản đã được kiểm chứng qua nhiều triển khai — bảy "nhân viên vô hình" làm việc 24/7 không lương. Nguyên tắc bật: mỗi tháng thêm một-hai cái, đo kết quả rồi thêm tiếp; bật cả bảy trong một tuần là công thức hỗn loạn tự động hoá.

Nhóm đầu phễu: không lead nào rơi

• 1. Phân bổ lead tự động — Trigger: lead mới vào (form web, Zalo, nhập tay). Điều kiện: theo khu vực/ngành/ca trực. Hành động: gán đúng sale, tạo việc "gọi trong 60 phút", tin nhắn thông báo cho người nhận. Kết quả đo: thời gian phản hồi trung bình rơi từ vài giờ xuống vài chục phút.
• 2. Đón lead nóng — Trigger: lead xem trang bảng giá / tải ebook thứ hai / điền form dùng thử. Điều kiện: chưa có sale phụ trách hoặc deal chưa mở. Hành động: nâng điểm lead, đánh cờ "nóng", việc ưu tiên cho sale kèm ngữ cảnh ("khách vừa xem bảng giá 2 lần trong tuần"). Đây là automation ra tiền nhanh nhất danh sách này.

Nhóm giữa phễu: không deal nào chết vì quên

• 3. Cứu deal im lặng — Trigger: deal mở không có hoạt động nào 10 ngày. Hành động: việc "chạm lại" cho sale kèm gợi ý nội dung; nếu 20 ngày, thông báo thêm cho trưởng nhóm. Chống đúng căn bệnh giết nhiều doanh thu nhất: sự lãng quên.
• 4. Nhắc báo giá hết hạn — Trigger: 3 ngày trước ngày hết hiệu lực báo giá. Hành động: việc cho sale gọi khách + mẫu tin "báo giá sắp hết hạn, em giữ giá thêm nếu anh cần thời gian". Biến deadline giấy thành cơ hội chạm khách tự nhiên.
• 5. Cảnh báo khách nguội — Trigger: khách đang hoạt động không phát sinh đơn/tương tác 45-60 ngày (tuỳ chu kỳ ngành). Hành động: việc chăm sóc cho người phụ trách + gắn nhãn "nguy cơ rời". Với doanh nghiệp có doanh thu lặp lại, đây là automation giữ tiền quan trọng nhất.

Nhóm sau ký và quản trị

• 6. Onboarding sau ký — Trigger: deal chuyển "thắng". Hành động: chuỗi việc mẫu tự sinh (email cảm ơn trong 24h, lịch đào tạo tuần 1, gọi hỏi thăm ngày 14, khảo sát hài lòng ngày 30) gán đúng người. Ấn tượng 30 ngày đầu quyết định tái tục về sau — và nó không nên phụ thuộc trí nhớ ai cả.
• 7. Báo cáo tuần tự động — Trigger: 7h sáng thứ Hai. Hành động: tổng hợp lead mới theo nguồn, deal thắng/thua, pipeline theo giai đoạn, việc quá hạn — gửi vào email/nhóm chat quản lý. Họp tuần bắt đầu bằng số thật thay vì 45 phút tổng hợp tay.

Ba luật an toàn khi vận hành automation

Luật một — luật thoát: mọi chuỗi tự động chạm khách (email, tin nhắn) phải tự dừng khi khách phản hồi hoặc deal đổi trạng thái; không gì phá uy tín nhanh bằng email tự động "anh ơi xem báo giá" gửi cho khách đã ký hôm qua. Luật hai — có chủ: mỗi workflow ghi rõ ai tạo, để làm gì; mỗi quý rà một lần, cái nào không còn ai nhớ lý do tồn tại thì tắt thử — automation mồ côi nguy hiểm hơn không có automation. Luật ba — người trên máy: automation tạo VIỆC và NHẮC, còn nội dung chạm khách quan trọng (báo giá, xử lý khiếu nại) vẫn qua tay người duyệt. Cả bảy kịch bản trên đều cấu hình được không cần code trong phân hệ tự động hoá của Oh CRM — dùng thử miễn phí 30 ngày tại ttis.vn/dung-thu. Đọc kèm: "Tự động hoá bán hàng: 7 việc nên giao máy" — bài nền của chủ đề này.