Quản lý công nợ đại lý: bán được hàng chưa vui — thu được tiền mới thật

Có một nghịch lý tàn nhẫn trong ngành phân phối: doanh số càng chạy, rủi ro càng phình. Sale muốn đơn to nên dễ dãi cho nợ; điểm bán quen được nợ thì nợ ngày càng sâu; đến khi một đại lý lớn "biến mất" cùng vài trăm triệu công nợ, lợi nhuận cả năm bốc hơi trong một ngày. Quản công nợ không phải việc của riêng kế toán — nó là hệ thống phòng thủ mà sale, quản lý và kế toán cùng vận hành.

Nền móng: hạn mức tín dụng theo hạng

• Điểm mới: 100% tiền mặt 3 tháng đầu — niềm tin phải được mua bằng lịch sử thanh toán, không phải lời hứa.
• Hạng C: hạn mức bằng 1 đơn trung bình, gối đầu đơn — trả đơn cũ mới giao đơn mới.
• Hạng B: hạn mức 2–3 đơn, hạn nợ 15 ngày.
• Hạng A/đại lý lớn: hạn mức theo thoả thuận nhưng LUÔN có trần cứng, review quý — chính khách lớn nhất mới gây thiệt hại lớn nhất.

Ba lớp cảnh báo tự động

Lớp 1 — chặn tại nguồn: sale lên đơn cho điểm vượt hạn mức hoặc có nợ quá hạn, app báo ngay và yêu cầu duyệt đặc biệt; hết cảnh "em không biết điểm này còn nợ". Lớp 2 — nhắc theo tuổi nợ: nợ chạm 80% hạn mức nhắc sale; quá hạn 1–7 ngày tạo việc "ghé thu"; quá 15 ngày báo trưởng vùng và khoá giao hàng. Lớp 3 — bức tranh tổng: dashboard công nợ theo tuổi nợ (aging) cho giám đốc: tổng nợ, nợ quá hạn theo vùng/sale, top 20 điểm nợ lớn nhất.

Sale kiêm thu nợ — làm sao cho khéo?

Ở mô hình phân phối Việt, sale thường kiêm thu tiền tại điểm. Ba quy tắc giữ sạch: thu là ghi ngay trên app kèm ảnh phiếu (tiền và sổ sách khớp nhau từng ngày, chặn rủi ro "tiền đi đường vòng"); hoa hồng tính trên TIỀN VỀ chứ không trên đơn xuất (sale tự khắc chọn khách nợ tốt); và điểm nợ xấu kéo dài phải chuyển quản lý xử lý — đừng để sale vừa cần đơn vừa đòi nợ, xung đột lợi ích sẽ luôn thắng.

Hai chỉ số sức khoẻ cần theo dõi hằng tháng

• DSO (Days Sales Outstanding — số ngày thu tiền bình quân): DSO tăng 3 tháng liên tiếp là đèn đỏ dòng tiền, kể cả khi doanh số đẹp.
• Tỷ lệ nợ quá hạn / tổng công nợ: giữ dưới 5–10% tuỳ ngành; vượt ngưỡng thì siết hạn mức tự động trước khi thành nợ xấu.

Oh CRM nối liền đơn hàng — giao hàng — thu tiền — công nợ trên cùng hồ sơ điểm bán: hạn mức, cảnh báo, aging report chạy tự động, sale nhìn thấy nợ ngay lúc lên đơn. Tăng trưởng nhanh mà đêm vẫn ngủ ngon.