CRM cho agency: quản pitch, dự án và khách tái ký trên một hệ thống

Agency — quảng cáo, truyền thông, thiết kế, phần mềm thuê ngoài — có mô hình doanh thu khác hẳn công ty bán sản phẩm: mỗi khách là một chuỗi dự án, doanh thu đến từng cục theo hợp đồng, và cơm áo phụ thuộc vào những cuộc pitch tốn sức. Nghịch lý phổ biến: agency giỏi kể chuyện thương hiệu cho khách nhưng quản khách của chính mình bằng... nhóm chat và trí nhớ của founder. Hệ quả nhìn thấy ở mọi agency Việt: pitch xong quên khách thua, dự án xong quên khách cũ, tháng nào cũng "chạy ăn" dù từng phục vụ trăm khách. CRM cho agency giải bài toán này bằng cách nối ba phễu — pitch, dự án, tái ký — trên một hồ sơ khách duy nhất.

Phễu 1 — Pitch: đo win rate và chi phí thật của mỗi lời chào

Pipeline pitch chuẩn: brief nhận về → đánh giá có nên theo (go/no-go) → làm proposal → trình bày → thắng/thua kèm lý do. Hai kỷ luật ăn tiền nằm ở hai đầu. Đầu vào: bước go/no-go có tiêu chí thành văn (ngân sách tối thiểu, độ khớp năng lực, xác suất thắng ước tính) — agency chết sức vì pitch mọi thứ chuyển động; dữ liệu CRM sau sáu tháng sẽ cho bạn dũng khí từ chối: "loại brief kiểu này ta thua 8/10 lần". Đầu ra: lý do thắng/thua bắt buộc chọn khi đóng — sau một năm, báo cáo "thua vì giá / vì quan hệ có sẵn / vì portfolio thiếu ngành X" đáng giá bằng một cuộc tư vấn chiến lược. Cộng thêm trường "giờ công bỏ vào pitch" (ước lượng thô cũng được), bạn sẽ lần đầu biết chi phí thật của một hợp đồng thắng — con số khiến nhiều founder agency lặng người và thay đổi hẳn cách chọn trận.

Phễu 2 — Dự án: mốc tiền gắn với mốc việc

CRM không thay công cụ quản lý dự án chuyên sâu, nhưng lớp thương mại của dự án phải nằm trong CRM: các mốc nghiệm thu gắn số tiền (deposit 30% — nghiệm thu giai đoạn 50% — quyết toán 20%), ngày dự kiến từng mốc, và trạng thái hoá đơn/công nợ. Lý do: dòng tiền agency sống chết ở các mốc này, và người quản không thể tra ba hệ thống để biết "tháng sau tiền về bao nhiêu". Mỗi mốc nghiệm thu đến hạn tự sinh việc cho account; nghiệm thu xong tự nhắc xuất hoá đơn; quá hạn thanh toán 7 ngày tự cảnh báo — riêng automation cuối thường đủ trả tiền cho cả hệ thống, vì công nợ khó đòi của agency đa phần bắt đầu từ những lời nhắc muộn.

Phễu 3 — Tái ký: mỏ vàng bị bỏ quên sau nghiệm thu

• Nhịp chạm sau dự án cài sẵn: 2 tuần sau nghiệm thu gọi hỏi kết quả thực tế; 2 tháng gửi ý tưởng mới cho mùa tiếp; trước mùa lập ngân sách năm của khách (thường Q4) — cuộc hẹn "kế hoạch năm sau".
• Hồ sơ khách ghi "mùa" của họ: ngành bán lẻ dồn ngân sách trước Tết, giáo dục trước mùa tuyển sinh — chạm đúng mùa, tỷ lệ tái ký khác hẳn.
• Mục tiêu cơ cấu: 60-70% doanh thu từ khách cũ/retainer là ngưỡng agency khoẻ — CRM cho bạn con số này mỗi tháng.
• Referral có hệ thống: sau dự án được khen, hỏi xin giới thiệu ngay lúc "nóng" và ghi vào CRM ai giới thiệu ai — nguồn khách rẻ nhất của agency.

Bảng điều khiển giám đốc agency: sáu con số mỗi tuần

Pipeline pitch theo giai đoạn (đủ ăn mấy tháng tới?), win rate quý so quý trước, doanh thu đã ký chưa ghi nhận (backlog), tỷ trọng khách cũ/mới, công nợ quá hạn, và số khách "ngủ" quá 6 tháng chưa ai chạm. Sáu số này nằm trên một dashboard là giám đốc agency thoát khỏi chế độ "chạy ăn từng tháng" — nhìn được ba tháng phía trước thay vì ba ngày. Oh CRM với phân hệ báo giá - hợp đồng - công nợ và automation nhắc mốc phù hợp cho agency 5-50 người muốn nối cả ba phễu về một nhà. Dùng thử miễn phí tại ttis.vn/dung-thu.